Flexibilní kanceláře by měly být součástí každé větší administrativní budovy, říká Jana Vlková z Colliers

Po covidu se firmy zbavily části kancelářských prostor, protože lidé pracovali z domova. Dnes chtějí zaměstnance kvůli lepší efektivitě práce dostat zpátky na pracoviště, jenže je nemají kam posadit. Možnosti pro stěhování jsou vlivem slabé výstavby omezené. Ze situace těží i provozovatelé flexibilních kanceláří, kteří firmám dokážou nabídnout na pár let v domě třeba celé patro, říká Jana Vlková, ředitelka oddělení office agency v realitně poradenské firmě Colliers.

Flexibilní prostory, coworkingová centra, sdílené nebo také servisované kanceláře – v čem se liší? 

Všechno jsou to flexibilní kanceláře, které poskytují nejen prostor pro práci, ale i službu. Firmy a lidé si v nich nepronajímají metry čtvereční, ale mají dohodu o poskytnutí služby. Servisované a sdílené kanceláře jsou jen jiné názvy pro flexibilní kanceláře.

Coworking je většinou místo, které slouží pro krátkodobou práci typicky živnostníků nebo menších start-upů. Provozovatelé v něm podporují vytváření komunity, proto jsou centra vybavená zasedačkami a mají společné zázemí typu kavárna. Samozřejmostí je připojení k internetu a tiskárna. V prostorách se pořádají různé akce, na nichž se lidé mohou potkávat.

A lidé v nich na rozdíl od soukromých kanceláří nemají „svou“ židli?

Coworking je založený na členství bez nároku na fixní místo. Členové mají možnost pracovní místo využít, ale může se stát, že se prodá víc členství než pracovních míst. Členové mohou například využívat tři hodiny měsíčně zasedačku, mají k dispozici kávu, vodu, případně nějaké základní občerstvení. Všechno navíc už se platí.

Proti tomu flexibilní kanceláře poskytují firmám možnost pronajmout si na delší období různě velkou kancelář nebo i celé patro včetně židlí, stolů, připojení a často i monitoru. V prostorách ale zároveň bývá i nějaká forma coworkingu nebo společného pracovního prostoru vybaveného kuchyňkou. Dnes už se tomu dává i nadstavba v podobě zážitku, přidávají se různé služby až hotelového typu od menšího fitness centra, wellness až po game zóny pro odreagování.

Velké open space kanceláře se k nám rozšířily ze západního světa stejně jako coworky. Nevyjdou časem také z módy?

Koncept jednotlivé kanceláře a open spacu se v klasických kancelářích začal prolínat. Už se nedělají velkoformátové, ale menší open space zóny pro 20–25 lidí a tyto prostory se pak dělí flexibilními prvky – zasedačkami nebo telefonními budkami. Důvodem rozbití prostoru je jednak akustika, jednak navození vizuální a psychické pohody, aby prostředí podporovalo spolupráci týmů.

Dnes už v kancelářích nestačí malé kuchyňky uprostřed patra s kávovarem a dřezem. V lepším případě v nich je barový pultík. Snahou je propojit kuchyni s denním světlem. Cílem je vytvořit lounge typu hotelového lobby, kde se lidé mohou pohodlně usadit, probrat něco s kolegou, najíst se. A to je ten zážitek.

S covidem se využití kanceláří změnilo, korporace prostory pouštěly. V posledních letech ale chtějí zaměstnance dostat zpět. Jaký model se ustálil? 

Asi nejběžnější model je stále tři plus dva, tedy tři dny v kanceláři, dva dny home office. Dříve byl home office opravdu benefitem, ale už před covidem se začala podporovat práce odkudkoli, jen nebyla ustálená pravidla. Návrat do kanceláří je opravdu reálný a efektivita lidí se zlepšuje, proto se firmy snaží dostat lidi zpátky do kanceláří.

A daří se jim to v době, kdy se firmy o zaměstnance přetahují?

Někteří zaměstnavatelé to postaví na povinnosti. Druhá věc je reálný dopad takového nařízení. Spousta lidí se naučila pracovat flexibilně, a pokud mají dlouhý dojezd do Prahy nebo jiného velkého města, každý den v kanceláři nesedí. Pak se spíš hledá cesta, jak zaměstnance udržet třeba formou výjimky. 

Na druhou stranu se stává, že firma v posledních třech čtyřech letech zoptimalizovala kanceláře na základě toho, že lidé pracují z domova, a teď chce lidi dostat zpátky na pracoviště. Jenže kanceláře tomu už nejsou přizpůsobené kapacitně a vybavením typu zasedaček. 

Jenže v Praze se málo staví a výběr možností pro stěhování je v některých lokalitách dost omezený. Hlavně v Karlíně může být složité najít 1000 metrů čtverečních. Naopak v Praze 4 nebo 5 větší kanceláře ještě jsou. Dostáváme se do situace, kdy i budovy nebo prostory, které byly delší dobu volné, se začínají zaplňovat právě proto, že se nestaví. A letos a příští rok se nedostaví téměř nic.

Flexibilní kanceláře dříve spíš vyplňovaly prostory v tradičních administrativních budovách po firmách, které je opustily. Teď už tento koncept dokáže obsadit i celé nové projekty. Počítají dnes s nějakou mírou sdílených kanceláří vlastníci ve všech nových budovách?

Nějaká forma sdílených kanceláří má smysl ve velkém projektu, který má 20–30 tisíc metrů čtverečních a více. Flexibilní kanceláře doplňují mix nájemců, umožňují i malým firmám si sednout do kvalitní moderní budovy a být v blízkosti velkého partnera. Firmy to vítají, protože centra nabízejí rozmanitější služby typu kavárny nebo wellness. Flexibilní kanceláře jsou do určité míry otevřeným komunitním prostorem a podporují komunitu celého domu. Například v budově Panorama Business Center v centru Prahy je na dvou patrech oblíbená kavárna, která zároveň funguje jako coworkingový prostor. Dříve bychom to možná nazvali internetovou kavárnou, ale dnes tam lidé studují, pracují a zároveň chodí posedět.

Velcí provozovatelé servisovaných kanceláří expandují z Prahy do regionů. Pobočky otevírají třeba i v nákupním centru. V kterých dalších netradičních místech vznikají? 

Nemohou fungovat kdekoli. Ale třeba v centru Ostravy, s výbornou vybaveností službami a obchody, sdílené kanceláře smysl mají. Například v prostorách bývalého obchodního domu Ostravica vzniklo coworkingové centrum ­Hygge, které nabízí kromě společného coworkingového prostoru a dvou pater kanceláří také konferenční prostory a dobře vybavené fitko.

Tato cesta je prověřená mezinárodně. Po covidu se kanceláře hodně uvolňovaly a coworking se začal více objevovat i v bytových domech nebo právě v nákupních centrech. Například společnost AFI zprovoznila ve svém rezidenčním komplexu v Praze‑Vysočanech malý coworking, jenž umožňuje lidem vyjít ze svých obýváků a potkávat se s lidmi. Flexibilní kanceláře tedy nemusí být součástí kancelářských budov, ale mohou doplňovat jiné funkce. Třeba developer CTP provozuje v Nupakách v Praze‑východ coworking Clubco v návaznosti na svůj industriální park. Výhodou více coworkingů od jednoho provozovatele je, že členové mohou využívat i jiné pobočky ze stejné sítě.

Z českého trhu odešly sítě HubHub nebo New Work, jiné značky naopak úspěšně expandují. Co je klíčem k úspěchu?

Úspěšní provozovatelé mají za sebou poměrně silné týmy, které se neustále věnují komunitě svých nájemců a opečovávají je jako v hotelu.

Vedle mezinárodní společnosti IWG podnikají v Česku v tomto oboru hlavně tuzemští operátoři nebo realitní investoři jako Wood Real Estate.

Tato společnost vlastní velké portfolio kancelářských nemovitostí, a když se jim nějaké vybavené kanceláře uvolní, může na jejich místě vytvořit flexibilní kanceláře. Menší jednotky se tímto způsobem naplní mnohem rychleji, než kdyby pronajímatel hledal firmy na dlouhodobou nájemní smlouvu. Ale nenabízejí servis a eventy v rozsahu značek Scott.Weber Workspace nebo IWG. 

Podíl flexibilních kanceláří z celkové nabídky kancelářských prostor je u nás stále malý, kam až může růst?

V Praze je tento podíl aktuálně do pěti procent, ale do budoucna může tvořit deset procent celkové nabídky. To v Praze odpovídá přibližně 400 tisícům metrů čtverečních.

Jak se liší flexibilní a standardní kanceláře cenově?

Flexibilní kanceláře jsou stále o něco dražší, ale v posledních 12 měsících začínají být v celkovém nákladu téměř srovnatelné s klasickou kanceláří, pokud započteme nájemné a všechny náklady včetně investice do prostoru. 

Když připočítáte k pětileté smlouvě v klasické nové kanceláři veškeré náklady na vybavení a vezmete kapacitně obdobný prostor ve flexibilní kanceláři, rozdíl v ceně bude zhruba deset procent. A třeba mladé firmě, která vidí na dva roky dopředu a potřebuje růst, se vyplatí pracovat z flexibilních kanceláří.

Kanceláře budoucnosti

Stáhněte si přílohu v PDF

Firmy by se v Praze i stěhovaly, ale kvůli omezené výstavbě nemají moc kam. Těží z toho provozovatelé flexibilních kanceláří? 

Stoprocentně a je toho čím dál víc. Ostatně velká část portfolia Scott.Weber Workspace je založená na smlouvách s korporacemi na větší celky, třeba celého patra, na dva nebo tři roky. Stejně tak je to u IWG. 

A firmám to dává smysl, protože ve standardní kanceláři podepíší nájemní smlouvu minimálně na pět let a kvůli investici do fit-outu (přizpůsobení prostoru – pozn. red.) často na sedm let. Kdežto flexibilní kanceláře jsou kompletně vybavené, nemusí se tam o nic starat a mají možnost za tři roky odejít. 

A co až se postaví nové administrativní budovy, nedojedou na to provozovatelé servisovaných kanceláří?

Teoreticky by mohli. Na druhou stranu flexibilní kanceláře dokážou nabídnout něco navíc, do čeho firmy v běžných kancelářích nechtějí investovat, a to je právě zážitek a široké portfolio služeb.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN Kanceláře budoucnosti.