Robotická automatizace procesů se vypořádá i se zastaralými aplikacemi

Automatizace využívá moderní technologii pro činnosti, jež původně vyžadovaly přímé zapojení člověka. Jeho role ovšem nemizí, pouze se mění, stejně jako vyspělost a možnosti počítačových systémů. Dnes člověk procesy definuje a následně také navrhuje a vytváří postupy pro jejich zpracování robotickými agenty.

V podstatě v každém podniku existuje řada opakujících se procesů, které svou jednoduchostí a často i množstvím zaměstnance spíše obtěžují. Z různých praktických i zcela formálních důvodů je ovšem nelze zrušit ani zásadně omezit. Řešení pro podobné situace a úkony nabízejí systémy robotické automatizace procesů (Robotic Process Automation − RPA). Ty mohou opakující se činnosti od lidí převzít, vykonávat je podstatně rychleji a obvykle také levněji a s nižší chybovostí.

"Role lidí je stále důležitá například při počáteční tvorbě robotů, skriptů. U již zautomatizovaných procesů pak uživatelé přebírají kontrolní funkci. Vztah zaměstnanců a botů lze demonstrovat na jednoduchém příkladu, kdy robot kontroluje sto řádků v souboru a odhalí ve dvou řádcích nějakou nesrovnalost. Poté je zapotřebí zásahu uživatele, který zhodnotí, jakým způsobem tyto dva záznamy zpracovat. Bez použití technologie RPA by musel manuálně kontrolovat všech sto záznamů," vysvětluje Jakub Klimeš, obchodní konzultant ve společnosti SAP.

Statistické porovnání výkonů zaměstnanců a softwarových botů prezentuje Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která v Česku sdružuje poskytovatele podnikových služeb: "Zatímco lidská práce vykazuje v průměru 78procentní přesnost, v případě robotického softwaru dosahuje přesnost i více než 95 procent. Robot je také až 20krát rychlejší než člověk. Technologie navíc zrychluje dobu odezvy a vypořádá se s mnohem většími objemy práce."

Přes možný počáteční odpor nakonec robotickou automatizaci procesů ocení nejen zaměstnanci, ale i zákazníci a obchodní partneři, tvrdí konzultanti společnosti AI Multiple. Všichni se díky RPA mohou ve výsledku soustředit na smysluplné, náročné a skutečnou hodnotu přinášející činnosti. "Díky robotické automatizaci procesů se budou moci zaměstnanci zaměřit především na hodnotnější činnosti vyžadující kreativitu, zkušenosti a odborné znalosti, které často nemají přesně definované pracovní postupy. Rutinní procesy, administrativa, práce s daty či opakující se činnosti napříč systémy a aplikacemi, které nevyžadují kvalifikovaného člověka, jsou činnosti, které dokáže úspěšně vykonávat digitální pracovní síla, jež s RPA přichází," dodává Jaroslav Procházka, vedoucí týmu digitální transformace a IoT ve společnosti Komix.

Reálné možnosti RPA

Robotická automatizace procesů využívá softwarové roboty, kteří, obrazně řečeno, napodobují živé uživatele a vykonávají za ně rutinní činnosti. Ve standardním pojetí nejde o chytré programy, jež se samostatně rozhodují nebo objevují nová řešení. Pracují podle přesně stanovených pravidel, která jim definují jejich tvůrci. Někdy bývají jejich schopnosti přirovnávány ke známým makrům, tedy kódům, jež automatizují opakující se činnosti v tvorbě nebo zpracování dokumentů.

Softwaroví boti zvládají například otevírat soubory nebo e-maily, extrahovat z nich obsah, vkládat jej do databází, vyplňovat formuláře, prohledávat webové stránky nebo realizovat standardizované výpočty. Běžně tedy vykonávají jednoduché, víceméně mechanické činnosti, nejčastěji ovšem nad strukturovanými daty. Na první pohled se může zdát, že jde o omezené jednoúčelové automaty. U jednoho konkrétního robota tomu tak je, v případě celého systému RPA, v němž jejich návrh či konstrukce poměrně jednoduše vzniká, ale nikoli. Softwarové boty lze navrhnout tak, že se vypořádají i s poměrně komplexními úlohami, které sestávají z řady transakcí. Dokážou navíc bez větších nároků na integraci využívat hned několik aplikací či systémů.

Jaké výhody nabízejí systémy RPA? Podle konzultantů firmy AI Multiple lze jejich benefity shrnout do čtyř hlavních bodů. Jsou flexibilní, neboť umožňují naprogramovat boty v podstatě pro jakékoli každodenní, opakující se činnosti. Mají nízké požadavky na integraci. Obvykle dokážou spolupracovat s naprostou většinou standardních aplikací platformy Windows. Lze je snadno implementovat. Systémy RPA většinou disponují velmi intuitivními rozhraními, jejichž prostřednictvím mohou uživatelé funkcionalitu botů definovat. Minimálně základní nastavení se obejde bez programování. Pokročilejší, modernější systémy často pracují s kognitivními boty, kteří se dokážou učit pozorováním činnosti reálného uživatele.

Roboti jsou levnější než lidé. Platí to nejen pro vlastní zaměstnance, ale i pro outsourcing podnikových služeb. Řešení RPA lze navíc pořizovat i v cloudovém modelu, což přinejmenším zvyšuje jejich flexibilitu. Nutno ovšem poznamenat, že řešení RPA využívají i poskytovatelé služeb v oblasti outsourcingu obchodních procesů.

V podstatě holistické pojetí automatizace procesů přibližuje Radek Šulc, softwarový inženýr pro digitální transformaci byznysu společnosti IBM Europe: "RPA, stejně jako jakýkoli jiný trend v IT, prochází fází vystřízlivění z nadměrných očekávání, po které zůstává reálná přidaná hodnota. Osobně doporučuji se primárně zaměřit na celkovou digitalizaci toků informací, dokumentů a činností ve firmě. Tedy chytřejší způsob provádění těchto činností a jejich společné částečné či úplné automatizace. V IBM tuto disciplínu nazýváme Digital Business Automation."

Zkušenosti z praxe

Analytici společnosti Forrester Research sestavili na základě svých průzkumů trojici zásad, jež by automatizující se podniky neměly přehlížet či zanedbat. První z nich má podobu trojimperativu: proces, řízení, kultura. V každé etapě implementace a vyspělosti je třeba k těmto aspektům praktického nasazení RPA přistupovat odlišně. Rané fáze se vyznačují hledáním vhodných situací, procesů pro nasazení automatizace a snahou o rychlou návratnost investic. V mírně pokročilých etapách podniky obvykle rozšiřují nasazení robotů napříč organizací. Tuto snahu již musí doprovázet účinné programy řízení a kontroly.

Kulturní aspekt automatizace se prolíná všemi etapami. Bez podpory lidských zaměstnanců lze robotizaci činností zavádět jen velmi obtížně. Analytici doporučují, aby organizace své pracovníky průběžně připravovaly a vedly ke změně myšlení, v němž automatizace úkolů sehraje svou samozřejmou a žádanou úlohu.

"Klíčové pro úspěšnou implementaci RPA je pochopení, co se od inovace očekává a jak bude včleněna do dalších firemních procesů. Pokročilá automatizace není pouze IT projektem, ale vztahuje se k legislativě a regulačním předpisům − compliance, zabezpečení a podobně. Softwarový robot přitom působí v týmu lidí, takže příslušný manažer řídí stejně tak zaměstnance jako roboty, včetně všech souvisejících interakcí," objasňuje výchozí pozici mnoha podniků Jaroslav Procházka ze společnosti Komix.

Softwaroví boti vyžadují trvalou péči. Podniky po první vlně implementace a prvních úspěších na tomto poli nezřídka poleví v soustředění. Technologie RPA ovšem vyžadují stejnou péči a pozornost jako jakákoli jiná podniková platforma. Stále musí být kontrolována, testována, a to jak z hlediska očekávaných funkcionalit, tak z hlediska bezpečnosti a odolnosti.

Třetí zásada se týká lidí, zaměstnanců a v podstatě již byla popsána v kulturním aspektu nasazení a rozvoje RPA. Analytici podotýkají, že svou roli ve vztahu robotů a lidí sehrála i pandemie koronaviru. Mnoho podniků se v současnosti snaží rychle a intenzivně zvyšovat míru automatizace procesů, aby zvýšily odolnost organizace před podobnými hrozbami, jež omezují mobilitu nebo dostupnost jejich zaměstnanců. Pokud nezvládnou uřídit související kulturní změnu, mohou se roboti v očích lidí změnit v nežádoucí technologii, která ohrožuje jejich práci.

"Z našich zkušeností vyplývá, že robotizace není hrozba, ale spíš příležitost. Debaty o zániku pracovních míst v souvislosti s automatizací a dalšími technologiemi samozřejmě sledujeme a nebereme je na lehkou váhu. Podle našich zkušeností a predikcí však můžeme říct, že v našem oboru spíš než k zániku dojde ke vzniku řady nových profesí a pozic. Jde o trenéry chatbotů, designéry robotů a mnoho dalších pracovních pozic," doplňuje Jonathan Appleton z asociace ABSL. Jiný pohled na vztah RPA a zaměstnanosti nabízí Jan Burian, ředitel oddělení Manufacturing Insights ve společnosti IDC: "Do nedávné doby představovala robotická automatizace procesů řešení, jak při nedostatku zaměstnanců zajistit fungování některých činností. Podobné situace se řešily například i převedením pracovníka, jehož proces byl zautomatizován, na jinou potřebnou práci."

Zavádění automatizace

Konzultanti společnosti EY doporučují, aby organizace začaly automatizovat méně rizikové procesy. Při prvotním zavádění softwarových botů by si měly položit a zodpovědět otázku: Co se nesmí pokazit? Následně musí poctivě otestovat funkcionalitu a bezpečnost komunikace. Opomenout by firmy neměly ani zavedení procesů pro řízení změn, jež budou slaďovat úpravy procesů a nastavení botů.

"Úvahám o zavedení RPA by měla předcházet procesní analýza, v rámci které bude zjištěno, jaké procesy vůbec lze popsat algoritmy a jak vysoký přínos by jejich automatizace měla," říká Jaroslav Procházka ze společnosti Komix. "Velmi doporučuji začít menším, nebo dokonce malým projektem s dodáním maximálně v horizontu jednoho až tří měsíců, na kterém si zákazník vyzkouší adopci RPA a získá první zkušenosti. Potom může postupně rozšiřovat záběr, zdokonalovat se, zavést kompetenční centrum a podobně. Projekty by měly být dodávány agilně v iteracích," dodává k tématu praktických doporučení Radek Šulc ze společnosti IBM.

Specifický pohled na zavádění RPA v průmyslových podnicích, ale zjevně nejen v nich, připojuje Jan Burian ze společnosti IDC: "Pokud se soustředíme primárně na výrobní společnost, rozdělil bych nejprve oblast implementace na prověřené procesy, do nichž spadá například HR, controlling, reporting, agenda účtárny a back office obchodu. Tato skupina je totiž víceméně standardní napříč odvětvími a její automatizaci lze označit za zvládnutou. Do druhé skupiny patří zejména oblast výrobního reportingu, řízení kvality, technologie, plánování výroby, plánování poptávky a reportingu údržby. Zde je implementace RPA v začátcích, a je tedy třeba velmi pečlivě analyzovat procesy a benefity plynoucí ze zavádění jejich automatizace."

Technickou podobu systémů RPA přibližuje Jakub Klimeš ze společnosti SAP: "Základem každého RPA nástroje je easy-to-use screen recording technologie a drag & drop funkcionalita pro tvoření automatizačních scénářů. V případě tvorby komplexnějších scénářů může být výhodou možnost použití vývojového studia pro úpravu vygenerovaných skriptů. Dále by měl každý nástroj RPA mít orchestrátor pro nastavení běhů jednotlivých robotů. V neposlední řadě jsou důležitá rozhraní API, která zajišťují přímou komunikaci s ERP systémy, MS Office produkty, systémy optického rozpoznávání znaků či algoritmy strojového učení."

Specifické postřehy z praktického zavádění systémů RPA připojuje Radek Šulc ze společnosti IBM: "Nástroj pro robotizaci jako takovou musí být schopen pracovat s nejrůznějšími webovými a desktopovými aplikacemi. Tyto programy bývají často poměrně obskurní a zastaralé. Pro robotizaci tedy potřebujete arzenál technologických triků, specialit a zkušeností, abyste byli tyto aplikace schopni zkrotit."

Článek byl publikován v komerční příloze HN ICT revue.